Каждому из нас знакомо это неприятное ощущение, когда все вокруг навалилось. Аврал на работе, цейтнот дома, а тут еще и оператор стоматологии звонит, разыскивая своего пациента. Конечно, о записи к врачу вы совершенно забыли, и теперь в спешке пытаетесь все успеть. Founder & CEO Development HUB, fee-девелопер и эксперт в области создания высокомаржинальных девелоперских проектов Ксения Юрьева назвала главные причины подобной неорганизованности, навсегда устранить которую поможет тайм-менеджмент.
Тайм-менеджмент: от хаоса к порядку
Человек — существо ленивое. Нам проще жить бессистемно. Мы всегда найдем оправдание, чтобы увильнуть от работы.
Когда вы что-то не хотите делать или откладываете начало важного проекта на завтра, попробуйте посмотреть на вашу цель, как на большую картину. Возможно, на самом глубоком уровне вы понимаете, что вам не близка эта тема, а результат не сделает вас счастливым.
Если проблема в хаосе и бессистемности, то главная формула на пути к порядку — это разбить цель на четкие по времени задачи с итогом по каждому отрезку.
Помните, что ваш рабочий день ограничен. В этот период можете сделать не больше 9 -10 дел. Поэтому делюсь простым лайфхаком, который поможет правильно распределить время на выполнение задуманного.
- Выделите в своем тайм-плане, одну ключевую задачу, отведя на нее 40% вашего времени. Помните, что важные вопросы лучше решать утром, когда мозг еще «свежий».
- Три дополняющие задачи должны занимать не больше 30% рабочего времени. Вы можете их выполнить во второй половине дня.
- Определите 5-6 мелких занятий, отведя на них оставшиеся 30% времени.
Такое элементарное действие поможет правильно распределить собственные ресурсы и получать удовольствие от результата за день.
План действия
Создание нового проекта, развитие собственного бизнеса, построение карьеры, приобретение новых знаний — все это требует четкого планирования и системы.
Живя в мегаполисах, мы должны успевать не только работать и заниматься саморазвитием, но и уделять внимание личной жизни, воспитанию детей, спорту и здоровью. Необходимо помнить, что основное правило тайм-менеджмента — постановка целей, которые делают вас по-настоящему счастливым. С такой миссией всегда легче справиться, потому что она вам нравится.
Поставьте план на неделю и отследите достижения. В качестве бонуса оставьте время на занятия, которые вам по душе.
Мой совет для тех, кто не хочет делать неприятные, сложные, но необходимые вещи. С такими делами, безусловно, сталкивались многие. И зачастую выполняются они из-под палки и без особого энтузиазма.
На самом деле, есть маленький секрет. Он прост в исполнении. Каждый день выделяйте в своем планинге по 15 минут на «неприятные» обязательства. Лучше их поставить на утро, чтобы почувствовать, как «камень упал с души» и обеспечить себе хорошее настроение на весь день.
Дальше возьмите блокнот и пропишите, что доставляет удовольствие и чем можно себя поблагодарить за успешное завершение дел. Например, выпить кофе, сходить в кино, театр, музей, в ресторан, на массаж, почитать, помедитировать, встретиться с друзьями или побыть наедине с собой.
Ежедневно выделяйте бонусное время на радости за реализацию сложных вопросов. Каждую неделю увеличивайте продолжительность работы, не забывая о «призовых» приятностях. Как результат, вы не только систематизируете свой график, но и начнете получать удовольствие от выполнения трудных задач, благодаря себя за проделанный труд и заряжаясь радостными эмоциями на день. А позитив, как известно, дает возможность легкого достижения разных целей.
Совет! Помните, что есть правило делегирования. Когда вы не можете или не успеваете что-то закончить, поручайте дела помощникам или более свободным сотрудникам.
Жаворонок VS Сова
Идеально, если вы можете вставать по внутренним биологическим часам. То есть, выбрать оптимальный час пробуждения, когда вы наиболее активны и продуктивны. В современном мегаполисе это крайне сложно сделать, так как большинство из нас работает по графику своей компании.
Многие успешные и креативные люди сегодня пропагандируют ранние подъемы. Действительно, это время можно использовать максимально эффективно и плодотворно. Но это навык. И если вы «сова», то надо ежедневно приучать свой организм к перестройке часа пробуждения.
Лично я люблю поспать и для меня ранние подъемы всегда были тяжким трудом. Мой мозг включался в работу не раньше 11:00. Но я поняла, что если буду вставать поздно, то не буду успевать решить важные ключевые вопросы, необходимые для развития моего бизнеса.
Справилась я с этим, разработав собственный авторский метод, который помог максимально просто и быстро научиться переключать и настраивать мозг и тело на ранние подъёмы.
Итак, ежедневно я начала вставать на 15 минут раньше. Каждый день увеличивала интервал подъема. Следом открывала рабочую почту и просматривала корреспонденцию в течение 10 минут. Так постепенно переключала свой мозг на начало рабочего дня. Потом вставала и шла в холодный душ, приводя организм в тонус. И сразу приступала к легким утренним упражнениям на растяжку всего тела и дыхательной практике. Далее — лимфодренажный массаж лица и шеи. Завершала стаканом прохладной воды с лимоном.
Такой утренний моцион занимает всего 30-40 минут. И в результате дает быстрый заряд энергии, включает в рабочие процессы и переводит мозг из состояния сна в бодрствование. Бонусом для меня служит приготовление вкусного завтрака. Каждое утро я обращаюсь к себе мысленно с вопросом: чего мне хочется сегодня? А дальше готовлю завтрак, завершая турецким кофе со специями.
От малого к большему
Составляйте расписание на каждый день. Если вы новичок в планировании, то прописывайте с вечера всё, вплоть до того, чем будете завтракать и кому должны позвонить. Закладывайте время на дорогу, прибавляя 10 минут на форс-мажор.
Важно распределить время из расчета 100%. Из них до 40% выделить на базовые дела и обязательства. К примеру: позавтракать, принять душ, отвезти ребенка в детский сад или школу, сделать домашние дела. 50% — на рабочие процессы. 10% — на личное: отдых, фитнес, общение, культурная программа.
У меня, к примеру, всегда под рукой мой бумажный планинг. Он позволяет контролировать список дел визуально и максимально наглядно. Но я также использую электронные версии. Идеальны электронные блокноты с интеграцией в календарь мобильного телефона. Так вы сможете «держать руку на пульсе» по всем рабочим и личным делам.
ТОР-3 своих любимчиков — электронных планингов
- Remember the Milk: простое приложение, где есть возможность отправлять уведомления на почту, Twitter, мессенджеры.
- Trello: задачи в нем отражаются в виде цветных карточек, перемещаясь по степени готовности. Для работы — незаменим. В Trello вы можете добавить большую задачу, распределить зоны ответственности и подзадачи для каждого члена команды. Так вам проще будет наблюдать за ходом выполнения.
- Todoist, удобное мотивационное приложение, позволит сфокусироваться на самых важных задачах и проанализирует эффективность их осуществления.
Попробуйте протестировать каждое из электронных приложений и подобрать под свое задание наиболее подходящее именно вам.
Стратегическое мышление
Когда научились жить в гармонии с внутренними биологическими часами, внедрили планинг в свою жизнь, время задуматься о глобальных целях.
Как же подступиться к стратегическому планированию? С чего начать?
Итак, важно представлять жизненные цели. Чтобы вы могли их прописать на четыре года вперед.
Предлагаю сделать интересную практику, которая даст понимание, что для вас важно и как начать двигаться в реализации глобальной цели.
Практика «Баланс 6 сфер»
Возьмите лист А4 и разлинуйте его на 6 ключевых целей. Они должны быть конкретными и лучше из разных сфер. Например: открыть магазин в центре города, выйти замуж, похудеть на 5 кг.
Дальше вы прописываете по 5 ключевых действий к каждой сфере. Следом указываете, зачем нужен результат по каждому из пунктов. Далее — какие эмоции вызывает достижение цели. И что мешает добиться его уже сегодня. Пропишите 5 основных действий к каждой причине, мешающей достичь желаемого.
А теперь, когда вы понимаете, что для вас на сегодня является приоритетом и какие действия вы должны совершить, чтобы добиться желаемого эффекта, вы можете прописать тайминг по каждой установке.
Помните про правило распределения времени – 40% выделяем на ключевые дела.
Дальше глобальный план разбивается на более мелкие отрезки времени, с обозначением базовых показателей эффективности. То есть: как моя цель должна выглядеть через четыре года, три, год, месяц и неделю. И что нужно делать ежедневно, чтобы через неделю, месяц, год прийти к запланированному результату. Такая практика поможет четко увидеть желаемость и достижимость цели, оценить необходимые действия, наличие ресурса, определить эффективность каждого отрезка и начать планомерно двигаться.
Ментор
Пройти путь в одиночку, ставя перед собой сложные цели или бизнес-задачи, тяжело. Обязательно должен быть помощник, возможно — близкий друг, который сможет вас мотивировать.
Но если такого человека рядом нет, найдите профессионального ментора, наставника или коуча. Бизнес-эксперт направит в правильное русло, подскажет, как грамотно и без потерь реализовать свои идеи, где нужно подстелить соломку, поделится правильной идеей. Накопленный опыт, практика и профессионализм эксперта сэкономят время, деньги и нервы, уберегут от классических бизнес-ошибок. И, главное, систематизируют вас и встроят в ритм планирования и достижения результатов.
А, как известно, любая четко выстроенная система формирует радость от выполнения работы, позитивное мышление (ссылка на статью Ксении про позитивное мышление) и настрой справиться со всеми сложными препятствиями.
Совет! Помните, что правильный настрой важно поддерживать через общение с приятными, интересными, мотивирующими людьми. Теми кто вас сможет зарядить на подвиги и победы.
Время-деньги
Когда глобальные цели поставлены, а тайминг встроился в жизнь, начинаешь задумываться о времени. Оно становится бесценным ресурсом. Думайте на кого, на что и зачем вы тратите свои часы. Постарайтесь исключить из своего круга людей-вампиров, которые не только съедают время, но и питаются вашими силами и энергией.
Совет! Замените контакты с такими людьми на общение по интересам. Найдите для себя группы, где люди реализовывают подобные вам задачи. Если вы планируете открыть интернет-магазин или бутик одежды, общайтесь с предпринимателями, которые уже открыли свое дело и которым есть чем поделиться. Такое общение будет мотивировать и заряжать вас на внедрение новых идей в свой бизнес. К тому же, в крупных городах России, зачастую проходят различные бизнес-коворкинги, где молодые предприниматели общаются друг с другом, делясь собственным опытом и наработками.
Сегодня, никого уже не удивить фактом, что оффлайн общение постепенно переходит в онлайн. Используйте время, проведенное в социальных сетях с пользой для себя. Возьмите за правило наблюдать и изучать путь бизнес-лидеров, предпринимателей, стартаперов. Изучая опыт побед и поражений, а также различные вариации и идеи, внедряемые в бизнес, вы сможете подчерпнуть для себя много новой, полезной информации, а также напрямую пообщаться с экспертами рынка, посоветоваться и задать важные для вас вопросы.
Сопротивление & победа
Любая глобальная цель, выходящая за рамки стандартности, будет сопровождаться непониманием и сопротивлением окружающих. Большинство привыкло мыслить шаблонно, плыть по течению и не принимать идеи, выходящие за общепринятые понятия социума.
Совет! Жестко выстраивайте свои границы. Помните простое правило: препятствия на пути к желаемому всегда будут. Их нужно пройти, чтобы достигнуть своей цели. Чем масштабнее ваши планы, тем больше препятствий может быть на вашем курсе. Но как вы будете себе благодарны, когда дойдете до конца и ощутите не только встроенную в вас систему тайм-менеджмента, но и почувствуете сладкое послевкусие победы!
Итак, резюмирую. Путь к успешному внедрению системы тайм-менеджмента в жизнь лежит через:
- Пропишите ваши цели исходя из практики «Баланс 6 сфер».
- Разделите цели на ключевые и второстепенные.
- Опишите у каждой цели 5 основных действий.
- Распределите время на выполнение каждой подзадачи из расчета: 40% на ключевую задачу, 30% — на второстепенные.
- Пользуйтесь планингом, который всегда перед глазами. Подключите электронный блокнот с интеграцией к мобильному телефону.
- Старайтесь делегировать дела, если понимаете, что не справляетесь с необходимым объемом.
- Используйте мой авторский метод утреннего подъема, который подарит вам много бодрости и сил на целый день!
- Внедряйте на стартовом периоде ментора, бизнес-эксперта, который поможет систематизировать и разработать дорожную карту вашего проекта.
- Изучайте опыт успешных предпринимателей и бизнес-лидеров.
- И, последнее! Берегите свое драгоценное время! Это редкий ресурс, который нужно распределять только на то, что вам действительно нравится и чего по-настоящему хочется.
Автор. Ксения Юрьева х Harper’s BAZAAR Kazakhstan. Фото. Shutterstock.com, архив героини.
